CARA MELAKUKAN TRAINING NEEDS ANALYSIS UNTUK MENENTUKAN KEBUTUHAN KARYAWAN

CARA MELAKUKAN TRAINING NEEDS ANALYSIS UNTUK MENENTUKAN KEBUTUHAN KARYAWAN

Perusahaan perlu menentukan kebutuhan pengembangan karyawan berdasarkan kondisi pekerjaan dan target organisasi. Tim HR melakukan Training Needs Analysis untuk mengidentifikasi kesenjangan kompetensi karyawan secara sistematis. Proses tersebut membantu perusahaan menentukan kebutuhan pelatihan berdasarkan data dan kondisi pekerjaan.

Training Needs Analysis atau TNA merupakan proses analisis yang digunakan perusahaan untuk mengidentifikasi kebutuhan kompetensi karyawan. Tim HR membandingkan kompetensi aktual karyawan dengan kompetensi yang dibutuhkan pada posisi tertentu. Hasil analisis tersebut nantinya akan menjadi dasar bagi perusahaan dalam menyusun program pengembangan karyawan.

Ilustrasi. Sumber: Pexels.com/Pavel Danilyuk

Menentukan Tujuan Training Needs Analysis

Tim HR menentukan tujuan TNA berdasarkan kebutuhan organisasi dan kondisi karyawan. Sementara itu, manajemen menetapkan sasaran pengembangan kompetensi berdasarkan target bisnis yang ingin dicapai perusahaan. Sasaran tersebut nantinya akan membantu tim HR menentukan ruang lingkup analisis secara lebih terarah.

Dalam setting perusahaan, TNA dapat digunakan untuk mengatasi kesenjangan kompetensi pada posisi tertentu. Dari hasil TNA, tim HR akan mengidentifikasi kemampuan yang belum memenuhi standar melalui evaluasi pekerjaan dan kinerja karyawan. Hasilnya, perusahaan dapat mengarahkan proses analisis pada kebutuhan yang benar-benar relevan.

Mengidentifikasi Kompetensi yang Dibutuhkan

Tim HR menyusun daftar kompetensi yang dibutuhkan setiap posisi berdasarkan tuntutan pekerjaan. Dari sini, manajemen akan menetapkan standar kompetensi mulai dari uraian pekerjaan, standar operasional, hingga target kinerja perusahaan. Data tersebut akan menjadi dasar penentuan kemampuan basic setiap karyawan.

Perusahaan mengelompokkan kompetensi berdasarkan aspek pengetahuan, keterampilan, juga sikap kerja. Tim HR menentukan tingkat penguasaan kompetensi berdasarkan standar jabatan dan kebutuhan pekerjaan. Pengelompokan tersebut membantu perusahaan memperoleh gambaran kompetensi yang lebih lengkap.

Menganalisis Kondisi Karyawan

Tim HR mengumpulkan data mengenai kemampuan karyawan melalui berbagai metode evaluasi. Perusahaan menggunakan hasil penilaian kinerja, observasi, wawancara, dan tes kompetensi untuk memperoleh data aktual. Data tersebut memberikan gambaran mengenai kemampuan karyawan pada saat analisis dilakukan.

Atasan langsung memberikan informasi mengenai kemampuan karyawan berdasarkan pengamatan selama pekerjaan berlangsung. Tim HR membandingkan informasi tersebut dengan standar kompetensi yang telah ditentukan perusahaan. Perbandingan tersebut membantu perusahaan menemukan kesenjangan kompetensi pada setiap karyawan.

Mengidentifikasi Kesenjangan Kompetensi

Tim HR membandingkan kompetensi aktual karyawan dengan kompetensi yang dibutuhkan oleh posisi. Perusahaan menemukan kesenjangan ketika kemampuan karyawan belum memenuhi standar pekerjaan yang telah ditetapkan. Hasil perbandingan tersebut menjadi dasar bagi tim HR dalam menentukan kebutuhan pengembangan.

Perusahaan mengelompokkan kesenjangan berdasarkan tingkat prioritas dan dampaknya terhadap pekerjaan. Tim HR menentukan kesenjangan yang harus mendapatkan penanganan lebih dahulu berdasarkan kebutuhan operasional. Pengelompokan tersebut membantu perusahaan menggunakan sumber daya pengembangan secara lebih efektif.

Menganalisis Penyebab Kesenjangan

Tim HR menganalisis penyebab kesenjangan sebelum menetapkan kebutuhan pelatihan bagi karyawan. Perusahaan dapat menemukan masalah mulai dari kompetensi, proses kerja, sistem, peralatan, hingga faktor manajemen sebagai penyebab kesenjangan. Analisis tersebut akan membantu perusahaan menghindari keputusan pelatihan yang tidak sesuai dengan akar masalah.

Tidak semua kesenjangan kinerja membutuhkan program pelatihan dari perusahaan. Maka dari itu, tim HR perlu membedakan masalah kompetensi dengan masalah lingkungan kerja atau sistem operasional. Dengan demikian, perusahaan dapat memilih solusi yang sesuai dengan penyebab masalah yang ditemukan.

Mengumpulkan Data dari Berbagai Sumber

Tim HR mengumpulkan data TNA dari berbagai sumber untuk meningkatkan akurasi hasil analisis. Perusahaan dapat menggunakan data penilaian kinerja, laporan pekerjaan, wawancara, survei, dan hasil observasi sebagai bahan analisis. Penggunaan berbagai sumber membantu tim HR memperoleh gambaran kebutuhan karyawan secara lebih objektif.

Atasan memberikan masukan mengenai kendala pekerjaan yang dialami karyawan dalam kegiatan sehari-hari. Karyawan juga memberikan informasi mengenai kesulitan pekerjaan melalui wawancara atau survei internal. Kombinasi informasi tersebut membantu perusahaan memahami kebutuhan kompetensi dari berbagai sudut pandang.

Menentukan Prioritas Kebutuhan Pelatihan

Tim HR menentukan prioritas pelatihan berdasarkan tingkat kesenjangan dan dampaknya terhadap pekerjaan. Perusahaan memberikan prioritas tinggi kepada kebutuhan yang memengaruhi keselamatan, kualitas, produktivitas, atau pencapaian target. Penentuan prioritas tersebut membantu perusahaan menyusun program pengembangan berdasarkan kebutuhan yang paling mendesak.

Manajemen mempertimbangkan jumlah karyawan yang mengalami kesenjangan dalam menentukan prioritas pelatihan. Tim HR juga mempertimbangkan tingkat urgensi, biaya, dan waktu pelaksanaan dalam proses penentuan prioritas. Pertimbangan tersebut membantu perusahaan menyusun rencana pelatihan yang realistis.

Menentukan Metode Pengembangan

Tim HR memilih metode pengembangan berdasarkan jenis kompetensi yang perlu ditingkatkan karyawan. Perusahaan dapat menggunakan pelatihan kelas, praktik kerja, coaching, mentoring, simulasi, atau pembelajaran digital sesuai kebutuhan. Pemilihan metode tersebut membantu perusahaan memberikan pengalaman belajar yang sesuai dengan karakteristik kompetensi.

Kompetensi teknis membutuhkan metode pembelajaran yang berbeda dengan kompetensi komunikasi atau kepemimpinan. Tim HR menyesuaikan metode pengembangan dengan karakteristik pekerjaan dan tingkat kemampuan karyawan. Dengan demikian, perusahaan dapat meningkatkan efektivitas proses pembelajaran.

Menyusun Rencana Training Needs Analysis

Tim HR menyusun hasil TNA dalam dokumen yang memuat kebutuhan kompetensi karyawan secara terstruktur. Setelah itu, perusahaan mencatat posisi, kompetensi, kesenjangan, prioritas, metode pengembangan, juga target hasil dalam dokumen tersebut. Data nantinya akan membantu manajemen memantau rencana pengembangan karyawan secara lebih sistematis.

Manajemen menetapkan jadwal pengembangan berdasarkan prioritas kebutuhan dan kondisi operasional perusahaan. Tim HR menentukan peserta, materi, metode, dan indikator keberhasilan untuk setiap program pengembangan. Rencana tersebut memberikan pedoman bagi perusahaan dalam melaksanakan kegiatan pengembangan secara terarah.

Mengevaluasi Hasil Training Needs Analysis

Tim HR mengevaluasi hasil TNA berdasarkan perubahan kompetensi dan kinerja karyawan setelah program pengembangan. Perusahaan membandingkan kondisi karyawan sebelum dan sesudah pelaksanaan program menggunakan indikator yang tersedia. Perbandingan tersebut membantu perusahaan menilai kesesuaian program dengan kebutuhan sesuai analisis.

Manajemen menggunakan hasil evaluasi untuk memperbarui kebutuhan pengembangan pada periode berikutnya. Tim HR mencatat perubahan kompetensi dan kebutuhan baru berdasarkan perkembangan pekerjaan dan organisasi. Proses tersebut membantu perusahaan menjaga hasil TNA tetap relevan dengan kondisi bisnis.

Penutup

Training Needs Analysis membantu perusahaan menentukan kebutuhan pengembangan karyawan berdasarkan kesenjangan kompetensi yang terukur. Tim HR mengumpulkan data, membandingkan kompetensi, menganalisis penyebab, dan menentukan prioritas kebutuhan secara sistematis. Proses tersebut memberikan dasar yang lebih jelas bagi perusahaan dalam menyusun program pengembangan karyawan.

Sebagai catatan, perusahaan perlu memperbarui hasil TNA secara berkala, sebab pekerjaan juga kebutuhan oerganisasi terus berubah. Tim HR menggunakan hasil evaluasi kinerja dan perkembangan kompetensi sebagai bahan analisis pada periode berikutnya. Dengan proses tersebut, perusahaan dapat menjaga program pengembangan karyawan tetap sesuai dengan kebutuhan pekerjaan dan sasaran organisasi.

*Ditulis oleh Maharani Kusuma Artanti. Sebagai Content Writer yang berpengalaman sejak 2021, Maharani fokus pada penulisan konten yang informatif dan teroptimasi. Sejak 2025, ia mendedikasikan keahliannya untuk SEO dan visibilitas online, memastikan informasi pelatihan tersaji jelas dan aksesibel. Terhubung dengan Maharani via LinkedIn.