PAHAMI LANGKAH-LANGKAH MENYUSUN STRUKTUR JABATAN YANG OBJEKTIF
PAHAMI LANGKAH-LANGKAH MENYUSUN STRUKTUR JABATAN YANG OBJEKTIF
Struktur jabatan merupakan salah satu elemen penting dalam pengelolaan organisasi. Struktur yang jelas membantu perusahaan menentukan posisi, tanggung jawab, wewenang, serta hubungan kerja setiap jabatan. Dengan struktur yang tersusun secara objektif, perusahaan dapat menghindari tumpang tindih tugas dan memastikan setiap posisi memiliki peran yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Penyusunan struktur jabatan sebaiknya tidak hanya berdasarkan senioritas, latar belakang individu, atau kebiasaan yang sudah berlangsung. Perusahaan perlu menggunakan pendekatan yang sistematis dengan mempertimbangkan fungsi pekerjaan, tanggung jawab, kompetensi, serta kontribusi setiap jabatan terhadap pencapaian tujuan organisasi. Proses tersebut juga dapat menjadi bagian dari evaluasi organisasi untuk mengetahui apakah struktur yang ada masih sesuai dengan perkembangan perusahaan.
Memahami Tujuan Organisasi
Langkah pertama dalam menyusun struktur jabatan adalah memahami tujuan dan arah organisasi. Perusahaan perlu mengetahui sasaran bisnis yang ingin dicapai serta fungsi apa saja yang dibutuhkan untuk mendukung pencapaian tersebut.
Pemahaman ini menjadi dasar untuk menentukan kebutuhan jabatan. Struktur organisasi perusahaan yang sedang berkembang tentu dapat berbeda dengan organisasi yang sudah stabil atau sedang melakukan ekspansi ke bidang baru.
Mengidentifikasi Fungsi Utama Organisasi
Setelah memahami tujuan organisasi, perusahaan dapat mengidentifikasi fungsi utama yang harus tersedia. Fungsi tersebut dapat mencakup keuangan, sumber daya manusia, pemasaran, operasional, teknologi informasi, produksi, hingga fungsi pendukung lainnya. Setiap fungsi kemudian dapat dibagi menjadi beberapa aktivitas dan tanggung jawab. Hasil pemetaan tersebut membantu perusahaan menentukan jabatan yang benar-benar diperlukan.
Memetakan Tugas dan Tanggung Jawab
Ilustrasi. Sumber: Pexels.com/RDNE Stock project
Setiap jabatan perlu memiliki uraian tugas yang jelas. Perusahaan dapat mengidentifikasi pekerjaan yang dilakukan, tanggung jawab yang melekat, hasil yang diharapkan, serta hubungan jabatan tersebut dengan posisi lainnya. Pemetaan ini membantu menghindari kondisi ketika dua jabatan memiliki tugas yang sama atau sebaliknya terdapat pekerjaan penting yang tidak memiliki penanggung jawab.
Menentukan Wewenang Setiap Jabatan
Tanggung jawab harus berjalan seimbang dengan wewenang. Jabatan yang bertanggung jawab terhadap suatu proses perlu memiliki kewenangan yang cukup untuk mengambil keputusan sesuai lingkup pekerjaannya.
Dalam hal ini, perusahaan dapat menentukan batas kewenangan berdasarkan tingkat jabatan, risiko keputusan, nilai transaksi, maupun dampaknya terhadap organisasi. Kejelasan tersebut membantu mempercepat pengambilan keputusan dan mengurangi kebingungan dalam pelaksanaan pekerjaan.
Menentukan Persyaratan Jabatan
Struktur jabatan yang objektif perlu didukung oleh persyaratan jabatan yang jelas. Persyaratan dapat mencakup pendidikan, pengalaman kerja, pengetahuan, keterampilan teknis, kompetensi manajerial, serta kemampuan lain yang relevan.
Persyaratan sebaiknya ditentukan berdasarkan kebutuhan pekerjaan, bukan berdasarkan karakteristik individu yang saat ini menduduki posisi tersebut. Dengan demikian, perusahaan dapat mempertahankan objektivitas ketika melakukan rekrutmen maupun pengembangan karyawan.
Melakukan Evaluasi Jabatan
Evaluasi jabatan digunakan untuk membandingkan nilai relatif suatu jabatan dengan jabatan lainnya. Penilaian dapat mempertimbangkan faktor seperti tanggung jawab, kompleksitas pekerjaan, dampak keputusan, kompetensi yang dibutuhkan, serta kondisi kerja. Harapannya, hasil evaluasi dpaat membantu perusahaan memahami tingkat kontribusi dan bobot setiap jabatan. Informasi tersebut juga dapat menjadi dasar penyusunan tingkatan jabatan secara lebih konsisten.
Menentukan Tingkatan Jabatan
Setelah melakukan evaluasi, perusahaan dapat mengelompokkan jabatan berdasarkan tingkat tanggung jawab dan kompleksitasnya. Misalnya, organisasi dapat memiliki kelompok staf, supervisor, manajer, hingga pimpinan. Maka dari itu, pengelompokan harus memiliki kriteria yang jelas. Kriteria ini mencakup perbedaan antara satu tingkat dengan tingkat lainnya dengan mengacu pada faktor pekerjaan yang terukur secara objektif.
Menyusun Hubungan Pelaporan
Struktur jabatan juga perlu menunjukkan hubungan pelaporan. Setiap posisi harus memiliki garis koordinasi dan atasan yang jelas agar alur instruksi serta pertanggungjawaban dapat berjalan dengan baik.
Untuk itu, perusahaan perlu menghindari terlalu banyak lapisan hierarki apabila tidak memberikan nilai tambah. Sebaliknya, struktur yang terlalu datar juga perlu dievaluasi apabila membuat rentang kendali menjadi terlalu luas.
Menggunakan Data dalam Evaluasi Organisasi
Penyusunan struktur jabatan sebaiknya menggunakan data yang relevan. Data tersebut dapat berupa jumlah karyawan, beban kerja, volume pekerjaan, target organisasi, tingkat produktivitas, serta kebutuhan kompetensi.
Dalam proses evaluasi organisasi, data membantu perusahaan melihat apakah jumlah posisi dan pembagian fungsi sudah sesuai dengan kebutuhan aktual. Dengan pendekatan berbasis data, perubahan struktur dapat dilakukan berdasarkan kondisi nyata, bukan sekadar asumsi.
Menghindari Bias dalam Penyusunan Jabatan
Objektivitas dapat terganggu apabila struktur jabatan disusun berdasarkan kepentingan individu atau departemen tertentu. Misalnya, sebuah posisi dibuat hanya untuk menyesuaikan jabatan seseorang atau tingkat jabatan dinaikkan tanpa perubahan tanggung jawab yang jelas. Maka, untuk mengurangi bias, perusahaan dapat menggunakan kriteria evaluasi yang sama untuk seluruh jabatan. Dokumentasi hasil penilaian juga perlu disimpan agar proses penyusunan dapat ditinjau kembali.
Melibatkan Pihak Terkait
Penyusunan struktur jabatan membutuhkan informasi dari berbagai pihak. HR, manajemen, pimpinan unit, dan pemangku jabatan dapat memberikan perspektif mengenai pekerjaan yang berlangsung di lapangan.
Namun, masukan tersebut tetap perlu dianalisis secara objektif. Informasi dari pemangku jabatan menjadi bahan untuk memahami pekerjaan, bukan satu-satunya dasar dalam menentukan nilai atau tingkatan jabatan.
Melakukan Review Secara Berkala
Struktur jabatan tidak bersifat permanen. Perubahan strategi bisnis, teknologi, regulasi, proses kerja, maupun ukuran organisasi dapat memengaruhi kebutuhan jabatan. Oleh karena itu, perusahaan perlu melakukan review secara berkala. Evaluasi dapat melihat apakah masih terdapat pekerjaan yang tumpang tindih, posisi yang tidak lagi relevan, atau kebutuhan fungsi baru yang belum tersedia.
Menghubungkan Struktur Jabatan dengan Sistem SDM
Struktur jabatan yang telah disusun dapat digunakan untuk mendukung berbagai proses pengelolaan SDM. Informasi tersebut dapat menjadi dasar untuk menyusun jenjang karier, kebutuhan kompetensi, perencanaan tenaga kerja, hingga sistem remunerasi.
Dengan adanya keterkaitan tersebut, struktur jabatan tidak hanya menjadi bagan organisasi, tetapi menjadi bagian dari sistem pengelolaan SDM yang lebih terintegrasi.
Penutup
Penyusunan struktur jabatan yang objektif membutuhkan proses yang sistematis, mulai dari memahami tujuan organisasi, memetakan fungsi dan tanggung jawab, menentukan wewenang, menetapkan persyaratan jabatan, hingga melakukan evaluasi jabatan.
Melalui evaluasi organisasi yang dilakukan secara berkala, perusahaan dapat memastikan bahwa struktur yang digunakan masih sesuai dengan kebutuhan bisnis. Pendekatan berbasis data dan kriteria yang konsisten juga membantu perusahaan mengurangi bias sehingga setiap jabatan dapat ditempatkan berdasarkan nilai, tanggung jawab, dan kompleksitas pekerjaan yang sebenarnya.
*Ditulis oleh Maharani Kusuma Artanti. Sebagai Content Writer yang berpengalaman sejak 2021, Maharani fokus pada penulisan konten yang informatif dan teroptimasi. Sejak 2025, ia mendedikasikan keahliannya untuk SEO dan visibilitas online, memastikan informasi pelatihan tersaji jelas dan aksesibel. Terhubung dengan Maharani via LinkedIn.
